3. Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу
1. Структурні підрозділи установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.
2. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
3. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за формою, наведеною в додатку 19 до цих Правил, посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.
4. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2014 році, будуть мати такі номери: 5 П - 2014; 5 Т - 2014; 5 К - 2014 або 5 ОС - 2014.
5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
справи кожного року складають річний розділ опису справ;
порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;
заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);
кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводять лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме», однак решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);
графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;
графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.
6. Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:
справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;
плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;
перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;
справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).
7. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
8. У кінці опису заповнюється підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
9. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи за цей рік див. також у розділі за ______ рік, № _____». Графи 4, 5 форми опису не заповнюються.
10. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу.
11. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
12. На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) у порядку, визначеному в розділі V цих Правил.
4. Передавання справ до архіву установи
1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи за описами, складеними за вимогами, визначеними у главі 3 цього розділу.
2. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника за умови наявності в ньому вільних площ.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються до архіву установи за номенклатурою справ або, на розсуд установи, за здавальними описами довільної форми.
3. Передавання справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
4. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
5. Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути.
Справи до архіву установи доставляються працівниками її структурних підрозділів зв’язаними (упакованими) належним чином.
6. У разі відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені пунктом 9 глави 2 розділу V цих Правил.
7. Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві установи.
5. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи
1. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи:
для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та державних органів і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;
для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, а також інших судів, передбачених процесуальним законом, апеляційних судів, апеляційних господарських судів, апеляційних адміністративних судів, які утворюються відповідно до указу Президента України в апеляційних округах, регіональних прокуратур, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;
для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, міжрайонних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;
для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з кадрових питань (особового складу), господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років.
2. Строки зберігання щодо конкретних документів можуть бути змінені за погодженням з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради. Продовження строків зберігання документів в архіві установи допускається за потреби користування документами зі службовою метою, у разі неможливості прийняти документи на зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради.
3. Після закінчення граничних строків зберігання документи, віднесені до НАФ, передаються на постійне зберігання відповідно до порядку, визначеного у главі 1 розділу ХIV цих Правил.
VII. Складання архівних описів справ
1. Порядок складання річних розділів зведених описів справ установи
1. Підготовка річних розділів зведених описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) покладається на архів установи.
2. Якщо в установі створюється за рік до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п’ять років.
На специфічні для конкретної установи справи (судові, слідчі, наукові звіти тощо) складають окремі описи.
3. Зведені описи справ складають на основі річних розділів описів справ структурних підрозділів, у тому числі відокремлених структурних підрозділів без статусу юридичної особи, а в безструктурних установах - на основі зведеної номенклатури справ за той самий рік.
В установах, що не мають структурного поділу, архівні описи складаються за напрямами діяльності установи.
4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису - аналогічний порядку, зазначеному в пунктах 5 та 6 глави 3 розділу VI цих Правил.
Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до вимог, викладених у пункті 9 глави 3 розділу VI цих Правил.
5. Перш ніж включати заголовки справ до річного розділу зведеного опису, необхідно звірити заголовки справ з описами справ структурних підрозділів (для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік), перевірити правильність формування та оформлення справ.
6. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, включають до річного розділу під літерними номерами (наприклад, 10-а, 284-б тощо) або вміщують у кінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Вибір того чи того варіанту залежить від кількості таких справ.
7. Річні розділи зведених описів справ нумеруються у валовому порядку за вимогами, встановленими у главі 7 цього розділу, до них складаються підсумковий запис та засвідчувальний напис згідно з вимогами, визначеними у главі 5 цього розділу, а також передмова, що складається відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу.
Річні розділи зведених описів справ не підшивають і не оправляють; вони повинні зберігатися в теках з клапанами або зав’язками.
8. Річний зведений опис справ складається не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві.
2. Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, наведеною в додатку 20 до цих Правил. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку «ЕПК». Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
2. Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міської ради).
3. Установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архіві установи, а другий - у службі діловодства.
4. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
3. Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, наведеною в додатку 21 до цих Правил. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання «До ліквідації установи» (окрім документів з кадрових питань (особового складу)). Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
2. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках та схвалюються ЕК установи. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подаються на схвалення ЕК органу вищого рівня (за наявності).
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання подаються на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради за рішенням цих комісій.
3. У разі ліквідації установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, опис тривалого (понад 10 років) зберігання документів переробляється з метою виокремлення документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, та після схвалення ЕК установи та ЕК органу вищого рівня (за наявності) обов’язково подається на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради.
4. Схвалені та погоджені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
5. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999.
|