Лекція: Створення тексту : версія для друку і PDA Лекція присвячена питанням створення тексту документу шляхом введення з клавіатури і автоматизації з використанням засобів Microsoft Word 2007.


Скачати 153.07 Kb.
НазваЛекція: Створення тексту : версія для друку і PDA Лекція присвячена питанням створення тексту документу шляхом введення з клавіатури і автоматизації з використанням засобів Microsoft Word 2007.
Дата25.03.2013
Розмір153.07 Kb.
ТипЛекція
bibl.com.ua > Право > Лекція
  

empty

empty

empty

empty

Робота в Microsoft Word 2007

empty

empty

empty

4. Лекція: Створення тексту : версія для друку і PDA Лекція присвячена питанням створення тексту документу шляхом введення з клавіатури і автоматизації з використанням засобів Microsoft Word 2007. Приведені основні правила введення і редагування тексту при роботі з клавіатурою. Дано поняття автозаміни при введенні. Показані приклади використання і можливості налаштування. Описана процедура створення і використання елементу автозаміни для автоматизації введення часто використовуваного тексту. Показані можливості використання спеціальних символів при створенні тексту документу. Дано поняття про стандартний блок тексту. Описана процедура створення і використання елементу стандартного блоку для автоматизації введення часто використовуваного тексту. Показана можливість додавання до документу титульної сторінки і створення змісту на основі використання стилів

empty

empty

empty

Введення тексту в документ


При введенні і редагуванні тексту з клавіатури слід дотримуватися певних правил і рекомендацій.

Текст завжди вводиться в тій позиції, де блимає текстовий курсор.

Word 2007 допускає вільне введення. Це означає, що в будь-якому місці порожньої сторінки можна двічі клацнути лівою кнопкою миші, після чого буде зроблено деяке автоматичне форматування і текстовий курсор буде зафіксований в цьому місці. Саме з цього місця і можна вводити текст.

Незважаючи на можливість вільного введення, найчастіше введення тексту починають від лівого поля сторінки.

Перехід на новий рядок станеться автоматично, як тільки буде заповнений поточний рядок. Не можна використовувати клавішу Enter для переходу до нового рядка. Для примусового переходу до нового рядка без утворення нового абзацу натисніть комбінацію клавіш Shift + Enter. У документ буде вставлений недрукований знак - розривши рядки.

Перехід на нову сторінку станеться автоматично, як тільки буде заповнена поточна сторінка. Не можна використовувати клавішу Enter для переходу до нової сторінки. Для примусового переходу до нової сторінки натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Enter. У документ буде вставлений недрукований знак - розривши сторінки.

Між словами ставиться один пропуск. При вирівнюванні тексту Word може змінювати ширину пропусків між словами. Якщо вимагається, щоб величина якого-небудь пропуску не змінювалася або по цьому пропуску не було переходу на новий рядок, замість клавіші Пропуск натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Shift + Пропуск. У документ буде вставлений недрукований знак - нерозривний пропуск.

Не можна розставляти перенесення в словах з використанням клавіші дефіс ( - ). При необхідності перенесення розставляються автоматично в усьому документі.

Не можна використовувати клавішу Пропуск для отримання абзацного відступу ("червоного рядка") або вирівнювання тексту по ширині сторінки.

Розділові . знаки,: ; ! ? пишуться злито із словом, за яким йдуть.

Після розділових . знаків,: ; ! ? ставиться пропуск, за винятком тих випадків, коли цими знаками закінчується абзац.

Перед знаками " " ( [ { ставиться пропуск. Слово, що йде за цими знаками, пишеться без пропуску.

Знаки " " ) ] } пишуться злито із словом, за яким йдуть. Після цих знаків ставиться пропуск, за винятком тих випадків, коли ставляться розділові знаки, які пишуться злито із словом, за яким йдуть.

Знак дефіса ( - ) пишеться злито з передуючою і наступною частинами слова.

Для утворення знаку тире ( - ) після слова поставте пропуск, потім дефіс, потім ще пропуск і продовжите введення тексту. Після введення наступного слова знак дефіса автоматично перетвориться в тире. Для введення знаку тире можна використовувати також комбінацію клавіш Ctrl + - (мінус на цифровій клавіатурі). Для введення знаку довгого тире ( - ) натиснете комбінацію клавіш Alt + Ctrl + - (мінус на цифровій клавіатурі).

Неправильно введений символ можна видалити. Для видалення символу, що стоїть праворуч від текстового курсора, потрібно натиснути клавішу клавіатури Delete, а для видалення символу, що стоїть зліва від курсора, - клавішу Back Space. Комбінація клавіш клавіатури Ctrl + Delete видаляє текст від курсора управо до найближчого пропуску або розділового знаку. Комбінація Ctrl + BackSpace видаляє текст від курсора вліво до найближчого пропуску або розділового знаку.

Використання автозаміни при введенні тексту

Про автозаміну


Функція автозаміни використовується для автоматичного виправлення помилок і друкарських помилок при введенні тексту і для введення деяких спеціальних символів.

Наприклад, при введенні з клавіатури слова "адэкватный" воно автоматично замінюється правильним написанням - "адекватний". Чи, наприклад, при введенні набору символів "==>" вони автоматично заміняться на символ жирної стрілки "/"

Крім того, автоматично виправляються деякі помилки введення, наприклад, дві прописні на початку слова замінюються на одну прописну, рядкова буква на початку речення замінюється на прописну і так далі

Якщо навести покажчик миші на автоматично виправлений текст, з'являється невелике синє поле, яке при наведенні на нього покажчика перетворюється на кнопку Параметри автозаміни, а сам текст виділяється сірим фоном (мал. 4.1). Можна відмінити виправлення або включити або відключити параметри автозаміни.

автозамена при вводе


Мал. 4.1. Автозаміна при введенні

Автозаміна працює в усіх мовах, які підтримуються в Word.

Налаштування параметрів автозаміни


Можна включити або відключити деякі параметри автозаміни.

  1. Натисніть кнопку Office і в меню, що з'явилося, виберіть пункт Параметри Word.

  2. Виберіть Правопис, а потім натисніть кнопку Параметри автозаміни (мал. 4.2).

  3. У вкладці Автозаміна вікна Автозаміна (мал. 4.3) встановите або зніміть прапорці, що визначають особливості автозаміни.

переход к настройке параметров автозамены


збільшити зображенняМал. 4.2. Перехід до налаштування параметрів автозаміни

настройка параметров автозамены


Мал. 4.3. Налаштування параметрів автозаміни

Створення елементу автозаміни


Автозаміну можна використовувати для введення часто використовуваного тексту, таблиць, малюнків і інших об'єктів.

  1. Виділите текст, таблицю або малюнок в будь-якому документі.

  2. Натисніть кнопку Office і в меню, що з'явилося, виберіть пункт Параметри Word. Виберіть Правопис, а потім натисніть кнопку Параметри автозаміни (див. мал. 4.2).

  3. У вкладці Автозаміна вікна Автозаміна (мал. 4.4) в полі на відображений виділений текст. У полі замінити введіть поєднання символів, яке при введенні замінюватиметься виділеним текстом. Цей набір символів не має бути яким-небудь існуючим словом або абревіатурою, інакше вони автоматично замінюватимуться при введенні.

  4. Натисніть кнопку Додати.

создание элемента автозамены


Мал. 4.4. Створення елементу автозаміни

Для того, щоб автозаміна працювала, введіть символи автозаміни і натисніть на клавіатурі клавішу Пропуск або Enter. Символи автоматично заміняться елементом автозаміни.

Елемент автозаміни зберігається в конкретній версії Microsoft Office на тому комп'ютері, де був створений. Він доступний для усіх додатків Microsoft Office.

Розмір елементу автозаміни не обмежений. Він може включати не лише текст, але і таблиці, малюнки, спеціальні символи і так далі

Видалення елементу автозаміни


Помилково створений елемент автозаміни можна видалити.

  1. Натисніть кнопку Office і в меню, що з'явилося, виберіть пункт Параметри Word. Виберіть Правопис, а потім натисніть кнопку Параметри автозаміни (див. мал. 4.2).

  2. У вкладці Автозаміна вікна Автозаміна в полі замінити введіть поєднання символів елементу автозаміни (мал. 4.5), що видаляється.

  3. Натисніть кнопку Видалити.

удаление элемента автозамены


Мал. 4.5. Видалення елементу автозаміни

Відмінити видалення елементу автозаміни неможливо.

Вставка спеціальних символів


При введенні тексту часто доводиться використовувати символи, яких немає на клавіатурі. Це можуть бути деякі математичні символи, наприклад, /, букви грецького алфавіту, наприклад, /, латинські букви з надбуквенными значками, наприклад, /, або просто символи-картинки, наприклад, /.

  1. У вкладці Вставка в групі Символи клацніть по кнопці Символ. Клацніть по потрібному символу. Якщо в списку потрібного символу, що відкрився, немає, виберіть команду Інші символи (мал. 4.6).

  2. У вкладці Символи вікна Символ (мал. 4.7) в списку, що розкривається, Шрифт виберіть шрифт символів.

  3. Двічі клацніть лівою кнопкою миші по зображенню потрібного символу. Можна також виділити зображення потрібного символу, а потім натиснути кнопку Вставити.

вставка специальных символов


збільшити зображенняМал. 4.6. Вставка спеціальних символів

вставка специальных символов


Мал. 4.7. Вставка спеціальних символів

Можна вставити декілька символів. Не закриваючи вікна Символ, в документі переведіть курсор в інше місце і продовжите вставку символів. Для закінчення роботи натисніть кнопку Закрити, або Відміна, або клавішу Esc.

Для зручності роботи можна змінювати розміри вікна Символ. Наведіть покажчик миші на будь-яку межу вікна і коли він набере вигляду двонаправленої стрілки, перетягнете межу, щоб вибрати необхідний розмір.

Використані раніше спеціальні символи можна швидко вставити знову, оскільки вони автоматично поміщаються в список кнопки Символ (див. мал. 4.6).

Математичні символи переважно знаходяться в шрифті Symbol. Шрифт (звичайний текст) включає букви латиниці і кирилиці спеціального зображення, букви івриту, арабської і грецької мов, деякі грошові символи і багато що інше. Шрифти Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 містять різні символи-стрілки, символи-картинки і т. п.

Особливе місце займає шрифт Arial Unicode MS. Використовуючи для представлення кожного знаку більше за один байт, цей шрифт дозволяє представити в одному наборі знаків майже усі мови світу.

Для вставки часто використовуваних символів можна створити елемент автозаміни.

  1. У вікні Символ (див. мал. 4.7) виділите зображення символу і натисніть кнопку Автозаміна.

  2. У вікні Автозаміна (мал. 4.8) в полі Замінити введіть поєднання символів, які при введенні тексту замінюватимуться вибраним символом.

  3. Натисніть спочатку кнопку Додати, а потім кнопку ОК.

создание элемента автозамены для специального символа


Мал. 4.8. Створення елементу автозаміни для спеціального символу

Тепер при введенні тексту досить ввести встановлене букводрукувальне і поставити пропуск, після чого букводрукувальне заміниться відповідним символом.

Вставка дати і часу


  1. Встановите курсор в місце вставки дати і часу і у вкладці Вставка в групі Текст натисніть кнопку Вставка/Дата і час (мал. 4.9).

  2. У діалоговому вікні Дата і час (мал. 4.10) виберіть мову і формат даних, що вставляються.

вставка в документ даты и/или времени


збільшити зображенняМал. 4.9. Вставка в документ дати і часу

выбор параметров даты и времени


Мал. 4.10. Вибір параметрів дати і часу

Якщо перед вставкою в діалоговому вікні Дата і час (див. мал. 4.10) встановити прапорець Оновлювати автоматично, то дата і час, вставлені в документ, оновлюватимуться кожного разу при відкритті документу. Автоматично оновлювана дата і час вставляються в документ як поле. Якщо вимагається відновити дату і час вже після відкриття документу, слід поставити курсор на це поле і натиснути клавішу клавіатури F9.

Використання стандартних блоків

Про стандартні блоки


Стандартні блоки можна використовувати для зберігання часто використовуваного тексту і графічних об'єктів. Це можуть бути стандартні фрази листів, договорів, угод, списки розсилки, адреси і тому подібне. Блок може зберігати також параметри оформлення даних (параметри шрифту, абзацу, межі і тому подібне), що зберігаються.

Word 2007 містить вбудовані стандартні блоки. Ці блоки призначені для створення колонтитулів, установки нумерації сторінок, додавання написів, титульних сторінок, таблиць і формул. Вони зазвичай не містять певного тексту, а призначені для заповнення користувачем.

Блоки можна створювати самостійно і зберігати їх в спеціальній колекції блоків і в шаблоні документу.

Блок можна використовувати при створенні документу, вставляючи його безпосередньо в текст, в колонтитули або на сторінку у вигляді спеціального графічного об'єкту - напису.

Кожен блок має унікальну назву, що дозволяє швидко знаходити потрібний вміст.

Стандартні блоки Word 2007 є свого роду аналогом елементів автотексту, використовуваного в попередніх версіях Word. Більше того, термін "автотекст" іноді застосовується і при роботі в Word 2007. Наприклад, після вставки стандартного блоку в документ в списку скасовних дій буде вказано "додавання автотексту".

Створення стандартного блоку


  1. Виділите фрагмент документу (текст, таблицю, графічний об'єкт), який вимагається зберегти як стандартний блок багатократного використання.

  2. У вкладці Вставка в групі Текст клацніть кнопку Експрес-блоки і в меню, що з'явилося, виберіть команду Зберегти виділений фрагмент в галерею експрес- блоків (мал. 4.11). Чи натисніть комбінацію клавіш Alt+F3.

создание блока


збільшити зображенняМал. 4.11. Створення блоку

  1. У діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку (мал. 4.12) введіть і виберіть необхідні параметри.

установка параметров стандартного блока


Мал. 4.12. Установка параметрів стандартного блоку

  1. У полі Ім'я введіть назва (ім'я) стандартного блоку. Ім'я блоку має бути унікальне в межах колекції, в якій він буде збережений. У різних колекціях можуть бути блоки з однаковими іменами.

  2. У списку, що розкривається, Колекція виберіть колекцію, в якій зберігатиметься стандартний блок. Вибір колекції визначає порядок вставки блоку при створенні документу. Для блоків, що вставляються безпосередньо в текст документу, краще вибрати колекцію Експрес-блоки. Крім того, колекція Експрес-блоки відображується у вигляді списку в меню кнопки Експрес-блоки (див. мал. 4.11).

  3. У списку, що розкривається, Категорія виберіть категорію блоку. Вибір категорії визначає положення блоку в меню кнопки Експрес-блоки в групі Текст вкладки Вставка. Можна вибрати одну з існуючих категорій або створити нову. Наявність категорій облягає пошук потрібного блоку в списку меню кнопки Експрес-блоки (див. мал. 11).

  4. У полі Опис можна ввести довільний текст уточнюючого опису до створюваного блоку. Цей опис відображуватиметься у вигляді спливаючої підказки при виборі блоку. Поле можна не заповнювати.

  5. У списку, що розкривається, Зберегти у виберіть ім'я шаблону, в якому зберігатиметься блок.

  6. У списку, що розкривається, Параметри виберіть Вставити вміст на ту ж сторінку, щоб стандартний блок був вставлений на окрему сторінку. Виберіть Вставити вміст в той же абзац, щоб вміст не став частиною іншого абзацу, навіть якщо курсор знаходиться в середині абзацу. Для усього іншого вмісту використовується параметр Вставити тільки утримуване.

Після створення нових стандартних блоків або зміни їх параметрів при завершенні сеансу роботи з Word 2007 може з'явитися запит на збереження змін у файлі стандартних блоків (мал. 4.13, а), а також в шаблоні (мал. 4.13, б). У обох випадках натисніть кнопку Так.

сохранение изменений в коллекции блоков и шаблоне


Мал. 4.13. Збереження змін в колекції блоків і шаблоні

Вставка стандартного блоку в документ


  1. Встановите курсор в місце вставки стандартного блоку в документ.

  2. У вкладці Вставка в групі Текст натисніть кнопку Експрес-блоки.

  3. Для вставки стандартного блоку з колекції Експрес-блоки знайдіть цей блок в списку (мал. 4.14) і клацніть по ньому мишею.

вставка стандартного блока


збільшити зображенняМал. 4.14. Вставка стандартного блоку

  1. Для вставки в документ блоку з довільної колекції виберіть команду Організатор стандартних блоків (див. мал. 4.14).

  2. У діалоговому вікні Організатор стандартних блоків (мал. 4.15) знайдіть потрібний блок і натисніть кнопку Вставити. Для зручності пошуку можна сортувати блоки по іменах, колекціях, категоріях, шаблонах і описі. Для сортування клацніть по відповідній кнопці. Наприклад, клацніть по кнопці Ім'я, щоб відсортувати блоки по іменах.

выбор стандартного блока


збільшити зображенняМал. 4.15. Вибір стандартного блоку

Зміна стандартного блоку

Зміна вмісту

Змінити вміст стандартного блоку неможливо.

Можна видалити існуючий блок, а потім створити новий під цим же ім'ям.

Можна замінити існуючий блок.

  1. Вставте стандартний блок.

  2. Внесіть необхідні зміни.

  3. Збережете стандартний блок з тим же ім'ям і з тими ж параметрами.

  4. У вікні запиту про перевизначення стандартного блоку натисніть кнопку Так.
Зміна параметрів

Можна змінити ім'я стандартного блоку, колекцію, в якій він розташований, додати або змінити опис і так далі

  1. У вкладці Вставка в групі Текст клацніть кнопку Експрес-блоки і виберіть команду Організатор стандартних блоків (див. мал. 4.14).

  2. У діалоговому вікні Організатор стандартних блоків (див. мал. 4.15) знайдіть потрібний блок і натисніть кнопку Змінити властивості.

  3. У діалоговому вікні Зміну стандартного блоку (мал. 4.16) зміните параметри і натисніть кнопку ОК.

изменение параметров стандартного блока


Мал. 4.16. Зміна параметрів стандартного блоку

  1. У вікні запиту про перевизначення стандартного блоку натисніть кнопку Так.

Видалення стандартного блоку


  1. У вкладці Вставка в групі Текст натисніть кнопку Експрес-блоки і виберіть команду Організатор стандартних блоків (див. мал. 4.14).

  2. У діалоговому вікні Організатор стандартних блоків (див. мал. 4.15) знайдіть потрібний блок і натисніть кнопку Видалити.

  3. У вікні запиту про видалення стандартного блоку натисніть кнопку Так.

Додавання титульної сторінки


До документу можна додати спеціально оформлену титульну (першу) сторінку.

  1. У вкладці Вставка в групі Сторінки клацніть по кнопці Титульна сторінка і в списку, що з'явився, виберіть один з пропонованих варіантів (мал. 4.17).

  2. Сторінка, що додається, може мати малюнки і інші графічні об'єкти, а також підказки з вказівкою інформації (мал. 4.18), що вводиться.

выбор титульной страницы


збільшити зображенняМал. 4.17. Вибір титульної сторінки

титульная страница


збільшити зображенняМал. 4.18. Титульна сторінка

Деякі поля титульної сторінки заповнюються автоматично, при цьому інформація береться, наприклад, з властивостей файлу. Деякі поля потрібно заповнювати самостійно.

При заповненні полів не обов'язково наслідувати наявні в них підказки. Можна змінювати вміст автоматично заповнених полів. Незаповнені поля залишати не можна; їх слід видалити.

Вміст полів можна оформляти як звичайний текст. На титульну сторінку можна додавати текст, таблиці, графічні об'єкти.

Для видалення титульної сторінки у вкладці Вставка в групі Сторінки клацніть по кнопці Титульна сторінка і в меню, що з'явилося, виберіть команду Видалити поточну титульну сторінку (див. мал. 17).

Додавання змісту


Для створення змісту заголовки в тексті документу мають бути належним чином помічені. Найпростіше для цього при оформленні заголовків використовувати стилі типу Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 і так далі

  1. У вкладці Посилання в групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в списку, що з'явився, виберіть один з пропонованих варіантів автозбираного змісту (мал. 4.19). За умовчанням в зміст включаються заголовки, оформлені стилями Заголовок 1-3.

  2. Зміст вставляється як спеціальне поле. При наведенні покажчика миші зміст затінюється блідим фоном (мал. 4.20). При друці документу цей фон не відображується.

выбор типа оглавления


збільшити зображенняМал. 4.19. Вибір типу змісту

оглавление в документе


збільшити зображенняМал. 4.20. Зміст в документі

Можна настроїти параметри змісту. У вкладці Посилання в групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в меню, що з'явилося, виберіть команду Зміст (див. мал. 4.19). У діалоговому вікні Зміст (мал. 4.21) виберіть і встановите необхідні параметри. Можна, наприклад, вибрати інший заповнювач або рівні заголовків, що включаються в зміст.

настройка параметров оглавления


Мал. 4.21. Налаштування параметрів змісту

Якщо в документі вироблені зміни, зміст слід відновити. У вкладці Посилання в групі Зміст (див. мал. 4.20) натисніть кнопку Відновити таблицю. У вікні запиту на оновлення змісту (мал. 4.22) виберіть необхідний режим.

обновление оглавления


Мал. 4.22. Оновлення змісту

Для видалення змісту у вкладці Посилання в групі Зміст клацніть по кнопці Зміст і в меню, що з'явилося, виберіть команду Видалити зміст (див. мал. 4.19).


empty



empty



empty




Схожі:

Лекція: Підготовка до друку і друк документу : версія для друку і...
Показана робота з документом в режимі попереднього перегляду перед друком. Вивчаються можливості налаштування друку документу, у...
Лекція: Оформлення тексту. Шрифт: версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Шрифт. Звернена увага на можливості установки розрядки і ущільнення тексту, у тому числі з використанням кернінгу. Показані можливості...
Лекція: Редагування документу : версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Показані способи пошуку і заміни тексту в документі. Приведені можливості використання синонімів. Вивчаються способи переміщення...
Лекція: Робота з файлами: версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Розглянуті особливості вікон для роботи з файловою системою. Показані способи створення нових документів на основі шаблонів, що у...
Лекція: Робота з документом: версія для друку і PDA В лекції вивчаються...
Вивчаються способи переміщення по документу. Розглянуті різні можливості використання миші, клавіатури, засобів Microsoft Word 2007,...
Лекція: Створення таблиць : версія для друку і PDA Лекція присвячена...
Вивчаються різні способи зміни ширини стовпців, у тому числі з використанням автопідбору ширини, і зміни висоти рядків. Показана...
Лекція: Оформлення тексту. Абзаци: версія для друку і PDA Лекція...
Приведені способи установки міжрядкових інтервалів в абзаці і інтервалів між абзацами. Показана установка меж абзаців і можливості...
Лекція: Оформлення тексту. Списки: версія для друку і PDA Лекція...
Показано створення багаторівневого списку. Представлені можливості налаштування параметрів списку, зміни порядку нумерації, установки...
Лекція: Оформлення тексту. Стилі і теми : версія для друку і PDA...
Показано видалення стилю. Звернена увага на неможливість видалення деяких стилів. Дано поняття теми документу. Показано застосування...
Лекція: Інтерфейс Microsoft Word 2007: версія для друку і PDA Лекція...
Описані способи роботи з елементами управління : кнопками, списками та ін. Показані можливості налаштування панелі швидкого доступу....
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка