Підведення проміжних підсумків
Відсортувавши список та відфільтрувавши у ньому тільки потрібні записи, можна скористатися командою «Данные\Итоги» для одержання різноманітних підсумкових даних.
Командою «Итоги» можна додати підсумкові рядки для кожної групи даних у списку, а також виконати інші розрахунки на груповому рівні. За допомогою цієї команди неважко обчислити, наприклад, середнє значення заданого поля для кожної групи записів, знайти кількість записів у кожній групі, кількість порожніх елементів у кожній групі, обчислити стандартне відхилення для кожної групи і т. д. Можна підвести також і загальні підсумки, застосувавши обрану функцію не тільки до груп записів, але і до всього списку. Користувач може задати також місце розташування підсумків наприкінці або на початку списку, що буває істотно для довгих списків. Можна додати також проміжні підсумки для окремих підгруп існуючих груп записів і створити, таким чином, вкладені проміжні підсумки.
Для створення проміжних підсумків необхідно:
Відсортувати список по полю, по якому окремі записи повинні бути розбиті на групи.
Виконати команду «Данные\Итоги».
У вікні діалогу «Промежуточные итоги» зі списку «При каждом изменении в» виберіть поле, по якому список розбитий на групи записів.
У списку «Операция» оберіть функцію, що повинна використовуватися при визначенні проміжних підсумків.
У полі «Добавить итоги по» вкажіть поля, по яким повинні бути визначені проміжні підсумки.
У разі потреби, скиньте прапорець «Итоги под данными», щоб відобразити рядки з підсумками над відповідними даними.
Якщо окремі групи записів повинні бути розташовані та виведені до друку на різних сторінках, встановіть прапорець параметра «Конец страницы между группами».
Закрийте вікно діалогу натисканням кнопки «OK».
Аналогічним чином можна додати вкладені проміжні підсумки. Для цього потрібно спочатку впорядкувати записи у списку та скинути прапорець параметра «Заменить текущие итоги». Excel відобразить тепер проміжні підсумки, визначені з урахуванням заданої функції, і для підгруп записів. Якщо прапорець параметра «Заменить текущие итоги» скинутий, то для окремих груп записів можна визначити декілька проміжних підсумків із застосуванням різних функцій.
Список з проміжними підсумками завжди структурований. Символічне представлення структури ( ) зображено у лівій частині вікна робочої сторінки. Цим можна скористатися, щоб:
Вивести тільки загальні підсумки, клацнувши мишею символ рівня 1.
Вивести загальні та проміжні підсумки, клацнувши символ рівня 2.
Вивести повний список, клацнувши символи рівнів 3 та нижче.
Для видалення підсумків, а разом із ними і структури, потрібно відкрити вікно діалогу «Промежуточные итоги» та натиснути кнопку «Убрать все». Щоб замінити поточні підсумки новими, одержуваними по іншій формулі, задайте у цьому вікні потрібні параметри та встановіть прапорець «Заменить текущие итоги». Проміжні підсумки будуть автоматично видалені при пересортуванні списку. При цьому на екран буде виведене попереджувальне повідомлення.
Функції роботи зі списками
Excel пропонує користувачеві групу функцій «Работа с базой данных», призначених для обробки списків. Більшість з цих функцій мають “аналоги” у групі функцій «Статистические». Наприклад, БДСУММ() та СУММ(), ДСРЗНАЧ() та СРЗНАЧ() і т. д. Головна відмінність зводиться до того, що функції зазначеної групи баз даних дозволяють опрацьовувати тільки ті клітинки діапазону даних, що задовольняють заданим критеріям.
Загальні правила звертання до функцій баз даних наступні:
Перший аргумент задає весь список, а не окремий стовпчик.
Другий аргумент задає поле (стовпчик), елементи якого необхідно опрацювати. Другий аргумент може бути іменем поля (заголовком стовпчика) у вигляді текстової константи або порядковим номером поля (стовпчика) у списку.
Третій аргумент задає діапазон критеріїв.
Зазначені функції виглядають дещо складніше, ніж їх “статистичні аналоги”, але є більш потужними та гнучкими. Вони дозволяють об’єднати виконання обчислень та відбір даних, не вимагаючи попередньої фільтрації та копіювання потрібних даних. Функції даної групи дозволяють обчислювати суму та добуток, знаходити мінімальні та максимальні значення, визначати середнє значення, підраховувати кількість записів, оцінювати дисперсію та стандартне відхилення, вибирати окреме значення зі списку.
Що далі?
Важко у рамках обмеженої публікації охопити всі можливості системи Excel. Вище були розглянуті лише головні, найбільш принципові її можливості, що дозволяє говорити про деякий початковий, стартовий рівень у знайомстві з системою. Кожний може розширити та поглибити цей рівень у потрібному йому напрямку. Перелічимо лише коротко деякі важливі можливості, що залишилися поза рамками розгляду:
Потужні та зручні “розв’язники” для класів “стандартних” задач.
Потужні та зручні засоби для аналізу даних, які використовують консолідацію даних, зведені таблиці, добір параметрів, диспетчер сценаріїв та ін.
Потужні та зручні засоби для обміну та роботи зі “справжніми” базами даних, що підтримуються підсистемою MS Query.
Потужні та зручні засоби для створення, відлагодження та використання макропрограм. Excel пропонує два способи створення макросів: запис в автоматичному режимі та програмування на мові Visual Basic.
Зв’язок системи Excel з іншими “інструментальними” системами, насамперед, з тими, що входять до MS Office.
Створення та використання у документах графічних об’єктів.
Витончені та вишукані засоби оформлення як даних робочих аркушів, так і діаграм.
Створення та використання шаблонів та стилів.
Дизайн друку.
Література
Гебхард Р. Excel 97. Справочник. — М.: Бином, 1998.
Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0. — М.: Эком., 1995.
Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0 для квалифицирован-ного пользователя. — М.: Эком., 1995.
Пасько В. Microsoft Office 97. — К.: BHV., 1998.
Штайнер Й., Валентин Р. Excel 7 для Windows 95. Справочник. — М.: Бином, 1997.
Зміст
Вступ 5
Основи організації інформації та роботи з програмою 6
Приховування та відображення вікон 21
Введення та редагування даних 32
Оформлення даних 58
Обчислення 76
Діаграми 98
Бази даних і списки 108
Що далі? 127
Література 128
|