|
|
Скачати 0.77 Mb.
|
|
Тема. Підготовка медичних документів засобами текстового процесора П Л А Н
Х І Д У Р О К У Історично папір є основним засобом обміну інформацією між людьми. Комп'ютер набагато підвищив можливості електронного обміну інформацією, але документи, представлені у "паперовому" вигляді, і сьогодні мають особливу цінність, хоча б тому, що на них можна поставити підпис і печать. Документ – це носій інформації. Від латинського слова document (doceo – "вчу" або "повідомляю"). Діловодство – це процес створення, обробки і зберігання документа. Історія створення документів тісно пов'язана з еволюцією малюнка та писемності. Наскельні малюнки були першими повідомленнями, що передавали інформацію від однієї людини до іншої. В різні часи матеріальними носіями документа були клинописні таблички і папірус, берестяні грамоти і пергамент. Документ проробив довгий шлях в історії, доки основним матеріалом його створення не став папір. В наш час існує велика кількість електронних друкарських машинок, в яких запам'ятовуючий пристрій може зберігати декілька сторінок тексту. Але справжня революція у діловодстві відбулася з появою ПК. В російській мові термін "документ" з'явився завдяки Петру І, який одночасно з цим запровадив і відповідну регламентацію роботи з документами, яка тепер отримала назву "діловодство". Документи містять в собі інші об'єкти: тексти, малюнки, таблиці і т.п. Як правило, документ багатофункціональний, але його основна функція – зафіксувати інформацію так, щоб в подальшому її можна було б обробляти, зберігати, передавати і використовувати. Документи можуть бути класифіковані по типу носіїв (паперові і магнітні) і по змісту – первинні і збірні. Первинні фіксують вихідні дані, збірні – містять збірну інформацію з декількох первинних документів. Більшість документів, призначених для друку на папері, а також багато електронних документів є текстовими, тобто являють собою блоки тексту, що складаються зі звичайних слів, набраних звичайними символами (літерами, цифрами, розділовими знаками та ін.). При роботі з текстовими документами комп'ютер перетворюється у подібність до дуже потужної і "інтелектуальної" друкарської машинки. При підготовці текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій. Операції введення дозволяють перевести вхідний текст із його зовнішньої форми в електронну, тобто у файл, що міститься на комп'ютері. Під введенням не обов'язково розуміється машинописний набір за допомогою клавіатури. Існують апаратні засоби, які дозволяють виконувати введення тексту шляхом сканування паперового оригіналу, і програми розпізнавання образів, призначеної для переведення документа з формату графічного зображення в текстовий формат. Операції редагування (правки) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або знищення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох файлів в один або, навпаки, розбиття єдиного документа на декілька більш малих. Введення і редагування при роботі з текстом часто виконують паралельно. При введенні і редагуванні формується зміст текстового документа. Готовий за змістом текст, як правило, потребує форматування. Воно спрямоване на надання тексту необхідної форми і підвищення його виразності шляхом використання різноманітних шрифтів і включення в текст ілюстрацій. Більшість програм, призначених для підготовки текстів мають вбудований набір шаблонів документів або дозволяють ці шаблони легко підготувати. З їх числа користувач може з легкістю обрати той, який підходить, і текст швидко набуде необхідного зовнішнього вигляду. Такими шаблонами, наприклад, можуть бути фірмові бланки, факси або одна зі стандартних звітних форм. Оформлення документів задається операціями форматування. Команди форматування дозволяють точно визначити, як буде виглядати текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері. Усі електронні текстові документи потребують введення і, звичайно, редагування, проте форматування документа не завжди є обов'язковим. Наприклад, при написанні тексту комп'ютерної програми форматування не вимагається, оскільки вихідний текст призначений не для друку, а для подальшої обробки програмою–компілятором. Більш того, форматування текстового документа в багатьох випадках шкодить справі, оскільки інформація про форматування заноситься в текст у вигляді невидимих кодів. Наявність подібних кодів може заважати певним програмам працювати з текстами. Таким чином, історично склалася ситуація, при якій деякі документи потребують форматування, а деякі – ні. Виявилося зручним мати різні програми: одні з них використовуються лише для введення і редагування тексту, а інші дозволяють також його форматувати. Перші програми називалися текстовими редакторами, а другі – текстовими процесорами. Текстові процесори дозволяють також вставляти в текстовий документ об'єкти нетекстової природи (графічні, мультимедійні та інші). Ці текстові редактори зберігають у файлі "чистий" текст і завдяки цьому сумісні один з одним. Різноманітні текстові процесори записують у файл інформацію про форматування по–різному і тому несумісні один з одним. Однак в багатьох текстових процесорах є можливість перетворення тексту з одного формату в інший. Текстові редактори можуть класифікуватися за багатьма ознаками: за кількістю алфавітів, які можна використовувати (одноалфавітні та багатоалфавітні); за формою представлення тексту (лінійні – "чистий" текст без індексів, без показників степеня, без математичних формул, тощо та нелінійні – текст із знаками інтегралів, коренів квадратних, із символами для побудови малюнків); за способом використання (автономні – для одного користувача та мережні – для скорочення паперового документообігу між різними користувачами, організаціями, установами) та за призначенням (загального призначення та спеціального – для роботи з науковим текстом, у видавничій системі). У склад системи Wіndows входить стандартний текстовий редактор Блокнот і простий текстовий процесор Word Pad. Неформатовані текстові файли в системі Wіndows мають розширення .TXT, а файли Word Pad – розширення .DOC. Стандартна програма Word Pad є дуже спрощеною версією професійного текстового процесора WORD. Ця програма випускається компанією Mіcrosoft і за багато років пройшла довгий шлях розвитку. Остання версія програми має назву WORD. На першому етапі роботи з друкованим виданням потрібно встановити параметри його сторінок. До них відноситься: розмір і орієнтація аркушу, величина полів, відстань від колонтитулів до верхнього і нижнього країв сторінки. Встановлені параметри можуть бути змінені в процесі роботи над виданням. Параметри сторінок можуть бути однаковими для всього видання, а можуть бути різними в різних розділах (як правило, це відноситься до колонтитулів). Розміри аркушів паперу часто класифікують згідно стандарту. Стандарт – зразок, який задовольняє за своїми ознаками, властивостями якостям, що визначаються правилами. Площа основного формату (А0) дорівнює квадратному метру, а сторони: 0,841 м і 1,189 м. Кожен наступний формат отримується з попереднього поділом навпіл більшої сторони: А0 – 841 х 1189 А6 – 105 х 148 А1 – 594 х 841 А7 – 74 х 105 А2 – 420 х 594 А8 – 52 х 74 А3 – 297 х 420 А9 – 37 х 52 А4 – 210 х 297 А10 – 26 х 37 А5 – 148 х 210 А11 – 18 х 26 Площа допоміжного формату B0 (1000 х 1414 мм) дорівнює 1,414 м2. За кордоном розповсюджені формати: Letter (21,59 х 27,94 см) і Legal (21,59 x 35,56 см). Стандартні поля ГОСТ і на практиці: Ліве – 20 – 35 (для зручності переплетення) Праве – не менше 8 – 10 Верхнє – не менше 10 – 20 Нижнє – не менше 8 – не менше 20 Для документів А5 формату нижнє поле повинно бути не менше 15 мм. При виборі розміру сторінки потрібно орієнтуватись на друкуючий пристрій. Так, аркуш формату А4 можна роздрукувати на будь–якому з сучасних принтерів, тоді як формат А3 підтримується лише спеціальними модифікаціями принтерів. Орієнтація сторінки може бути книжкова (висота аркушів більша від ширини) або альбомна (висота аркуша менша від ширини). При виставлені величини полів передусім необхідно визначити, односторонній чи двосторонній друк буде використовуватись. При односторонньому друці зміст друкованого видання розміщується лише на одному боці друкованого аркушу (такий друк часто використовується при оформленні докладів, рефератів, дисертацій і т.п.). В цьому випадку розрізняють верхнє, нижнє, ліве і праве поля. При підготовці журнальних і книжкових видань використовується двосторонній друк. Тут розрізняють так звані дзеркальні поля, а також замість лівого і правого полів використовують поняття внутрішніх і зовнішніх полів. Багатовіковим досвідом видавництва книжок було встановлено, що досить великі поля знижують навантаження на зір і полегшують сприйняття інформації, в той час як маленькі поля таке навантаження істотно збільшують. Крім того, були встановлені деякі співвідношення між величинами полів. Найменшим повинно бути поле біля переплетення (іноді його називають корінцевим), тобто ліве поле при односторонньому друці і внутрішнє при двосторонньому. Дещо більш широким повинно бути верхнє поле. Наступне за величиною праве, або зовнішнє, поле, і найбільше – нижнє. Така величина полів пояснюється особливостями людського зору. Око людини бачить середину кожної вертикальної лінії дещо вище, ніж вона розміщена насправді, тому середина смуги набору повинна бути дещо вище середини сторінки. При перегляді розгортки видання внутрішні поля зливаються в одне велике, з чого випливає, що для покращення зорового сприйняття смуги повинні бути дещо зсунуті до середини. При введенні тексту необхідно дотримуватись наступних правил. В багатьох сучасних текстових редакторах перехід на наступний рядок в процесі набора тексту відбувається автоматично, не потребуючи введення спеціального символа. Закінчення абзацу маркірується натисканням клавіші , що дозволяє перейти на новий рядок. Пробіл обов'язковий після пунктуаційного знаку; перед розділовим знаком пробілів не ставиться. Встановлення спеціальних розділових знаків Знаки Клавіша або комбінація клавіш Дефіс <�–> Нерозривний дефіс <�СTRL> + <Shіft> + <�дефіс> Тире <�СТRL> + <Shіft> + <�сірий мінус> Нерозривний пробіл <CTRL> + <Shіft> + <�пробіл> Знак "дефіс" ставиться без пробілів, наприклад: файл–сервер, хто–небудь. Для покращення зовнішнього вигляду документа можна використовувати "нерозривний дефіс", який вводиться за допомогою одночасного натискання клавіш + + + <�дефіс>. "Нерозривний дефіс" перешкоджає не– бажаному перенесенню слів, що містять дефіс (у місці його розміщення). Знак "тире", або як його ще називають "довге тире", ставиться з пробілами до і після знаку за допомогою одночасного натискання комбінації клавіш + + + <�сірий мінус> (знак "мінус" на цифровій клавіатурі). Наприклад, "наступний етап – редагування". Знак "нерозривний пробіл" перешкоджає символам, між якими він поставлений, розміщуватись в різних рядках і зберігається фіксованим при будь–якому вирівнюванні абзацу (не може збільшуватися, на відміну від звичайного пробілу). Цей знак дуже зручно застосовувати при введені дат (які не прийнято розміщувати в двох рядках), прізвища з ініціалами і т.п. Ставиться "нерозривний" за допомогою одночасного натискання комбінації клавіш + + <�пробіл>. Слова в лапках або дужках не повинні відділятися від них пробілами. Для введення римських цифр використовуються великі латинські літери І, V, X, L, C, D, M. Wіndows (і більшість програм для Wіndows, включаючи Word), використовують метод, що називається WYSІWYG – відображенням інформації. WYSІWYG – це абревіатура від What you see іs what you get (що ти бачиш, то й отримаєш). Під цим розуміється, що на екрані бачите приблизно те, що буде роздруковано. Текстовий редактор WORD для WІNDOWS Загальні відомості про текстовий редактор WORD Текстовий редактор Word є одним з найпростіших текстових редакторів. Це обумовлюється в першу чергу його численними перевагами, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таку задачу при роботі з текстами, яку не можна було б розв‘язати засобами Word. Широкому використанню Word сприяють вбувовані в нього засоби перетворення файлів, створених іншими текстовими редакторами, в файли формату Word і навпаки. Існує декілька версій Word для Wіndows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з попередніми версіями і має додаткові можливості. Для встановлення Word в Wіndows слід виконати команду Пуск/Настройка/Панель управлений. Потім на панелі управління слід вибрати елемент Установка и удаление программ, поставити першу дискету або компакт–дисків накопичувач і натиснути кнопку Установить. В процесі встановлення на екрані появляються інструкції(варіант встановлення, зміни диску і т.д.), які слід виконувати. Варіанти встановлення відрізняються додатковими можливостями, а значить, і програми, які ці можливості реалізують. Для запуску Word слід виконати команду Пуск / Программы / Mіcrosoft Word, після чого на екрані появляється вікно редактора Вікно редактора Word Вікно редактора Word має декілька стандартних елементів. Одні з них постійно присутні на екрані, інші можна викликати за бажанням користувача. Розглянемо призначення цих елементів. Рядок заголовка. Верхній рядок екрана є рядком заголовка, стандартного для Wіndows. В ньому виведене ім’я програми (в даному випадку Mісrosoft Word). Крім цього в рядку заголовка є чотири кнопки: одна з лівого краю і три– з правого. Ліва кнопка – це кнопка виклику управляючого меню. Управляюче меню є типовим для будь–якого вікна Wіndows. Перша з правих кнопок згортає вікно до піктограми, друга – відновлює нормальний розмір вікна, третя – закриває вікно. Файл – робота з файлами документів; Правка – редагування документів; Вид – перегляд документів, інших об’єктів; Вставка – вставка в документ малюнків, діаграм, поточної дати і часу, формул та Формат – форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів абзацу); Сервис – сервісні функції (перевірка орфографії, встановлення параметрів настроювання Word); Окно – робота з вікнами документів; ? – довідкова інформація про Word. Кожний пункт меню має відповідне підменю. Для відкриття меню слід натиснути клавішу [Alt] або [F10]. Після цього один з пунктів меню виділиться інверсним кольором. Для виділення потрібного пункту меню слід користуватись клавішами горизонтального переміщення курсору. Для відкриття виділеного пункту меню слід натиснути клавішу [Enter]. Відкрити меню зручніше за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснути ліву кнопку. В підменю потрібний пункт може бути вибрано або за допомогою мишки(встановити курсор миші на потрібний пункт і натиснути ліву кнопку) , або за допомогою клавіатури. В Word існує ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному тексті або слові призводить до виведення на екран контекстного меню. Це меню містить команди, які можна застосувати до виділеного об’єкту. Користувач має змогу відмінити останню введену команду, виконавши команду Правка/ Отменить. |