ЗАТВЕРДЖЕНО наказ Головного управління юстиції у Волинській області


НазваЗАТВЕРДЖЕНО наказ Головного управління юстиції у Волинській області
Сторінка1/9
Дата13.08.2013
Розмір1.26 Mb.
ТипДокументи
bibl.com.ua > Інформатика > Документи
  1   2   3   4   5   6   7   8   9
ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Головного управління юстиції

у Волинській області

21.09.2012 № 481/2

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства Головного управління юстиції

у Волинській області
1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства Головного управління юстиції у Волинській області (далі – Інструкція) встановлює єдині правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву головного управління юстиції.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документованої інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 № 1893 (1893-98-п). Абзац другий підпункту 1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3094/5 (v3094323-11) від 29.09.2011.

Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 02.10.1996 № 393/96-ВР (393/96-ВР) "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року № 26/5 (z0342-04), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за № 342/8941.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Головному управлінні юстиції у Волинській області (далі – головне управління юстиції) розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (далі – Типова інструкція), наказу № 55 від 07.04.2003 Держспоживстандарту України № 4163-2003 на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України № 1973/5 від 02.07 2012.

1.4. Документообіг управління юстиції – це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Порядок документообігу в управлінні юстиції регламентується цією інструкцією, регламентом роботи управління юстиції, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Відповідно до документообігу в головному управлінні юстиції застосовується децентралізована система реєстрації документів.

Застосування децентралізованої системи діловодства в управлінні юстиції передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів управління.

1.5. Організація ведення діловодства та методичне керівництво здійснення за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих органів влади в головному управлінні юстиції, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

1.5.1. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах головного управління юстиції, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву управління покладається на керівників цих підрозділів. Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на одного або декількох працівників структурного підрозділу.

1.6. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється першим заступником начальника Головного управління юстиції у Волинській області. Перший заступник начальника головного управління юстиції зобов'язаний:

  • забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр Міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Міністерства;

  • вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

  • не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, що не передбачені нормативно-правовими актами і не викликані необхідністю;

  • всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення структурних підрозділів сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);

  • забезпечувати організацію навчання працівників структурних підрозділів головного управління юстиції у підвищенні кваліфікації;

  • здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті головного управління юстиції та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї Інструкції.

1.7. Працівники Головного управління юстиції у Волинській області, робота яких відповідно до їх посадових обов'язків пов'язана з виготовленням, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з ними відповідно до вимог цієї Інструкції.

1.8. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату головного управління юстиції.

1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

1.10. Публікація у пресі та оприлюднення у інший спосіб службових документів головного управління юстиції здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 02.10.1992.

1.11. Головне управління юстиції у Волинській області здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються українською мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2. Документування управлінської діяльності

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації, зумовлюється правовим статусом управління, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.

Право видавання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 23.06.2011 № 1707/5, положеннями про структурні підрозділи головного управління юстиції та посадовими інструкціями.

Підставою для створення документів у головному управлінні юстиції є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. В головному управлінні юстиції визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

Управлінська діяльність головного управління юстиції здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Головного управління юстиції є:

  • Конституція України (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;

  • здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання головним управлінням юстиції покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

  • потреба в правовому регулюванні діяльності апарату головного управління юстиції.

2.4. Відповідно до чинного законодавства головне управління юстиції видає накази, організовує і контролює їх виконання. Затверджує положення про структурні підрозділи головного управління юстиції. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих

установ, викладаються в наказах. Рішення інших питань повсякденної діяльності - у дорученнях.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до головного управління юстиції від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління, шляхом розсилки ксерокопій цих документів разом із супровідним листом.

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених в ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються й заносяться до протоколу.

2.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців шляхом надсилання їм роздрукованих примірників рішень. Рішення колегії головного управління юстиції провадяться в життя наказами начальника.

2.8. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

  • з організаційних питань - при створенні, реорганізації і ліквідації органів, установ і організацій системи головного управління юстиції та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи управління юстиції та структурних підрозділів; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

  • з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

  • з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.9. Розпорядчі документи, що надходять до головного управління юстиції від вищих органів влади, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань управління юстиції.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.10. При здійсненні оперативних зв'язків із вищими органами влади, міністерствами, іншими органами виконавчої влади України, підвідомчими та іншими установами головне управління юстиції надсилає листи електронною поштою. Такий вид зв’язку використовується у випадках коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.

2.11 Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до встановлених правил.
3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

3.1. Приймання документів

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до головного управління юстиції, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається працівником централізовано у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

3.1.2. Доставка документів до головного управління юстиції здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою, а також через скриньку для приймання документів. Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів. В реєстрі працівником відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення. Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

3.1.3 Пакети, що мають напис "особисто" передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані. Відмітка про надходження документа ставиться на конверті на нижньому полі праворуч.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян (додаток 1).

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові без їх реєстрації та розгляду.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9

Схожі:

М ІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ НАКАЗ
Плану заходів, затверджених наказом Головного управління юстиції у Волинській області від 05. 08. 2011 №324 «Питання виконання Закону...
М ІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ НАКАЗ
На виконання Плану роботи Головного управління юстиції у Волинській області на 2013 рік
РІШЕННЯ засідання колегії Головного управління юстиції у Волинській області
Волинській області Корця В. П. про стан роботи Головного управління юстиції у Волинській області щодо попередження та профілактики...
Про підведення підсумків
Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції у Волинській області завдань, колегія Головного управління юстиції у Волинській...
Про підведення підсумків
Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції у Волинській області завдань, колегія Головного управління юстиції у Волинській...
Наказ Головного управління
Головне управління юстиції у Волинській області та територіальні управління юстиції
РІШЕННЯ розширеного засідання колегії Головного управління юстиції у Волинській області
Головного управління юстиції у Волинській області Філіпчук В. В. про стан роботи зі зверненнями громадян та народних депутатів України...
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Головного управління юстиції у Волинській області зі зверненнями громадян, об’єктивного, всебічного та вчасного їх розгляду відповідно...
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСТІ
За активну громадянську позицію, пропагування правових знань серед населення області, сумлінну працю, та з нагоди відзначення Всеукраїнського...
РІШЕННЯ розширеного засідання колегії Головного управління юстиції у Волинській області
Головного управління юстиції у Волинській області Сиротенка О. Г. про стан роботи зі зверненнями громадян та народних депутатів України...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання


При копіюванні матеріалу обов'язкове зазначення активного посилання © 2013
звернутися до адміністрації
bibl.com.ua
Головна сторінка