сайт: http://ukrzakon.net
форум: http://ukrzakon.net/phpBB3/index.php
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 16 від 16.03.2001 Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
8 травня 2001 р.
за N 407/5598
Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів
органів державної влади, місцевого самоврядування,
підприємств, установ і організацій
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Державного комітету архівів
N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007
N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд
і архівні установи" ( 3814-12 ), плану основних заходів Державного
комітету архівів України на перше півріччя 2001 р. та рішення
колегії Держкомархіву від 6 лютого 2001 р. "Про підсумки роботи
державних архівних установ у 2000 році та їх завдання на 2001 рік"
Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Правила роботи архівних підрозділів органів
державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і
організацій, схвалені Методичною комісією Держкомархіву 12 жовтня
2000 р., протокол N 4 (додаються).
2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ
формування Національного архівного фонду та діловодства
Держкомархіву (Портнов Г.В.) та керівників державних архівних
установ.
Голова Державного комітету Р.Я.Пиріг
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
16.03.2001 N 16
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
8 травня 2001 р.
за N 407/5598
Правила роботи
архівних підрозділів органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій
1. Загальна частина
1.1. Правила роботи архівних підрозділів (далі - архіви)
органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств,
установ і організацій (далі - установи) розроблені на підставі
Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні
установи" ( 3814-12 ), Положення про Державний комітет архівів
України ( 486/2000 ) (далі - Держкомархів) та інших
нормативно-правових актів.
{ Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
1.2. Правила є нормативно-правовим актом, обов'язковим для
виконання всіма установами незалежно від форм власності.
1.3. Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного
для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в
діловодстві до передання на постійне зберігання до державних
архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних
установ, підвищення ефективності організації архівної справи в
установах, суворе дотримання вимог законодавчих та
нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.
Посадові особи установ несуть відповідальність за порушення
законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
{ Пункт 1.3 доповнено абзацом згідно з Наказом Державного комітету
архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
{ Пункт 1.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
1.4. Правила складаються з 12 розділів, у яких викладені
основні напрями роботи архівів установ.
У першому розділі дається загальна характеристика зазначених
Правил.
Другий розділ визначає основні завдання, обов'язки і права
архівів установ, склад їх документів та строки тимчасового
зберігання до передання на постійне зберігання. { Абзац третій
пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
Питання організації документів у діловодстві установ
викладені в третьому розділі Правил.
Правовий статус, завдання і функції експертних комісій (далі
- ЕК) установ, основні вимоги до практичного проведення експертизи
цінності документів подаються в четвертому розділі цих Правил.
{ Абзац п'ятий пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
П'ятий розділ Правил присвячений питанням упорядкування
документів, їх наукового описування та передавання до архіву
установи.
У шостому розділі Правил викладені вимоги до складання і
оформлення річних розділів зведених описів та закінчених описів
справ архівного фонду установи.
Сьомий розділ цих Правил присвячений порядку фондування і
обліку документів архіву та складання до них довідкового апарату.
У восьмому розділі Правил охарактеризовані умови забезпечення
збереженості архівних документів, у тому числі проведення
перевіряння їх наявності та фізичного стану.
Розділ дев'ятий цих Правил визначає порядок, завдання та
форми користування документами архіву.
Десятий розділ Правил регламентує питання планування,
звітності та обліку роботи в архіві.
Порядок передавання архівом документів Національного
архівного фонду на постійне зберігання викладений в одинадцятому
розділі цих Правил. { Абзац дванадцятий пункту 1.4 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188
( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
Умови приймання-передавання документів під час зміни
керівництва установи, її архіву, а також реорганізації або
ліквідації установи викладено у дванадцятому розділі Правил.
{ Абзац тринадцятий пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від
19.09.2008 }
До Правил додаються 37 реєстраційних форм документів, що
утворюються в процесі функціонування архіву установи. { Абзац
чотирнадцятий пункту 1.4 із змінами, внесеними згідно
з Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від
05.06.2007 }
{ Пункт 1.5 виключено на підставі Наказу Державного комітету
архівів N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
1.5. Дія Правил поширюється на архіви, що зберігають
документи з паперовою основою. Умови роботи архівів установ, що
зберігають науково-технічну, кіно-, фото-, фоно-,
відеодокументацію, документи, створені на електронних носіях, а
також документну інформацію з грифами обмеження доступу,
регламентуються іншими нормативно-правовими актами.
1.6. З уведенням у дію цих Правил "Основные правила работы
ведомственных архивов", затверджені наказом Головного архівного
управління при Раді Міністрів СРСР 5 вересня 1985 р. N 263
( v0263400-85 ), вважати такими, що не застосовуються на території
України.
2. Основні положення роботи архівів установ
2.1. Установи створюють архіви для зберігання документів,
закінчених у діловодстві, користування ними із службовою,
виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних
прав та інтересів громадян.
Керівництво установи забезпечує архів необхідним приміщенням,
обладнанням і кадрами. { Пункт 2.1 доповнено абзацом згідно з
Наказом Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від
19.09.2008 }
2.2. Архів є самостійною структурною частиною установи або
входить до складу служби діловодства установи (управління
справами, загального відділу, канцелярії тощо). Положення про
архів, що є самостійним структурним підрозділом або входить до
складу служби діловодства, затверджується керівником установи.
Установи, у діяльності яких утворюються документи
Національного архівного фонду, погоджують положення про архів з
відповідною експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) (ЕК)
державної архівної установи, архівного відділу міської ради, після
чого положення затверджуються керівником установи.
У малочисельних установах відповідальність за роботу з
архівними документами покладається на одного з працівників служби
діловодства. У посадовій інструкції цього працівника зазначаються
види робіт, обов'язки з виконання яких покладаються на нього, його
права та відповідальність.
{ Пункт 2.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007; в редакції
Наказу Державного комітету архівів N 188 ( z1010-08 ) від
19.09.2008 }
2.3. У своїй діяльності архів керується Конституцією
( 254к/96-ВР ) і законами України, актами Президента України і
Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, іншими
нормативно-правовими актами, положенням про архів установи та цими
Правилами. { Пункт 2.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
2.4. Основними завданнями архіву є:
приймання від структурних підрозділів установи та зберігання
архівних документів;
контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та
правильності оформлення документів у структурних підрозділах
установи;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ
установи, перевіряння відповідності формування документів у справи
затвердженій номенклатурі;
ведення державного обліку документів Національного архівного
фонду та подання відомостей про їх кількість за встановленою
формою (додаток 17) відповідній державній архівній установі,
архівному відділу міської ради;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що
перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд
ЕК установи проектів описів документів, унесених до Національного
архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років)
зберігання, описів справ з особового складу працівників установи
та актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до
Національного архівного фонду; { Абзац шостий пункту 2.4 із
змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів
N 188 ( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних
документів;
організація в установленому Держкомархівом порядку
користування архівними документами, що належать державі,
територіальним громадам, видавання архівних довідок, копій,
витягів з документів юридичним особам і громадянам;
підготовка і передання документів Національного архівного
фонду до відповідної державної архівної установи, архівного
відділу міської ради;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації
працівників установи, які відповідають за роботу з документами.
{ Пункт 2.4 в редакції Наказу Державного комітету архівів N 87
( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
2.5. Для виконання покладених на архів завдань йому надається
право:
вимагати від структурних підрозділів установи передання на
зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
{ Абзац другий пункту 2.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи,
оформлені з порушенням установлених вимог;
давати структурним підрозділам установи рекомендації з
питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від структурних підрозділів установи відомості,
необхідні для роботи;
інформувати керівництво установи про стан роботи з
документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які
проводяться в установі, у разі розгляду на них питань роботи з
документами.
2.6. На посаду керівника архіву установи призначається особа
з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три
роки.
Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з
посади керівником установи.
Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими
інструкціями, які затверджуються керівником установи.
2.7. До складу документів архіву входять:
закінчені в поточному діловодстві документи постійного та
тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними
підрозділами установи;
особові архівні документи працівників установи;
документи з паперовою основою організацій-попередників
установи, що ліквідовані;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
архіву;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи передаються із структурних підрозділів установи до
архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в
упорядкованому стані за описами зразка, наведеного в додатку 1 до
цих Правил.
2.8. Установлюються такі граничні строки тимчасового
зберігання документів Національного архівного фонду в архіві
установи: { Абзац перший пункту 2.8 із змінами, внесеними згідно з
Наказом Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від
05.06.2007 }
для документів Верховної Ради України, Секретаріат Президента
України, Кабінету Міністрів України, Вищого адміністративного суду
України, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого
арбітражного суду, Генеральної прокуратури, міністерств, інших
центральних органів виконавчої влади та безпосередньо
підпорядкованих їм організацій - 15 років; { Абзац другий пункту
2.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету
архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
для документів Верховної Ради і Ради міністрів Автономної
Республіки Крим, обласних, Київської і Севастопольської міських
рад та державних адміністрацій і безпосередньо підпорядкованих їм
організацій - 10 років; { Абзац третій пункту 2.8 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 87
( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
для районних рад і державних адміністрацій, органів
місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм
організацій - 5 років; { Абзац четвертий пункту 2.8 в редакції
Наказу Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від
05.06.2007 }
для записів актів громадянського стану, судових справ,
записів нотаріальних дій, документів з особового складу - 75
років.
Строки тимчасового зберігання документів в архіві установи
можуть бути змінені з дозволу державної архівної установи,
архівного відділу міської ради, до яких ці документи надходять на
постійне зберігання. { Абзац шостий пункту 2.8 із змінами,
внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 188
( z1010-08 ) від 19.09.2008 }
3. Вимоги до складання номенклатур справ та формування
документів у справи
3.1. Складання номенклатур справ
3.1.1. Номенклатура справ є систематизованим переліком
найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених
у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи
інформаційним довідником, який складається для створення єдиної
системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку
документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу
Національного архівного фонду. { Абзац другий підпункту 3.1.1
пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
Відповідальність за складання номенклатури справ покладається
на службу діловодства за участю архіву установи. { Абзац третій
підпункту 3.1.1 пункту 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом
Державного комітету архівів N 87 ( z0693-07 ) від 05.06.2007 }
3.1.2. Існують три види номенклатур справ: типова, примірна
та індивідуальна.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для
установ, однорідних за характером діяльності, однаковою
структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є
нормативним актом.
Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється
міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади,
погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (далі -
ЦЕПК) Держкомархіву, затверджується керівництвом відповідного
міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та
керівництвом Держкомархіву і підлягає державній реєстрації в
Міністерстві юстиції України.
|