ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету

Скачати 0.99 Mb.

Назва	ЗАТВЕРДЖЕНО рішення виконавчого комітету
Сторінка	1/9
Дата	06.04.2013
Розмір	0.99 Mb.
Тип	Документи

bibl.com.ua > Інформатика > Документи

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого комітету

27.02.2012 № 72
ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у виконавчих органах Глухівської міської ради
I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства у виконавчих органах Глухівської міської ради (далі-Інструкція) встановлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у виконавчих органах Глухівської міської ради незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві виконавчих органів міської ради, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
Відповідальність за організацію діловодства у виконавчих органах міської ради несе міський голова; за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у розпорядженнях та дорученнях голови Сумської обласної державної адміністрації (далі - акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів міської ради, погодження проектів нормативно-правових актів, відповідають заступники міського голови, керуюча справами виконавчого комітету міської ради, з питань діяльності міської ради - секретар міської ради, згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Глухівської міської ради відповідають їх керівники.

Організація діловодства у виконавчих органах Глухівської міської ради покладається на організаційно – контрольний відділ апарату міської ради та її виконавчого комітету(далі – організаційно-контрольний відділ ).
Основним завданням організаційно – контрольного відділу є встановлення в апараті міської ради та її виконавчому комітеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в виконавчих органах міської ради.
Організаційно-контрольний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє Інструкцію з діловодства та номенклатуру справ;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу міської ради;

забезпечує впровадження та контролює дотримання в виконавчих органах міської ради вимог власних інструкцій, регламентів та національних стандартів;

вживає заходів щодо зменшення обсягу службового листування в апараті міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органах міської ради;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в виконавчих органах міської ради;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у виконавчих органах міської ради;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в виконавчих органах міської ради;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду апарату міської ради та її виконавчого комітету та користування ним;

7. В управліннях та відділах міської ради, в яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, виконання цих функцій згідно з наказом покладається на іншу посадову особу.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про структурні підрозділи міської ради, розподілом обов’язків між міським головою та заступниками міського голови, рішеннями виконавчого комітету, розпорядчими актами міського голови та посадовими інструкціями.
В апараті міської ради та її виконавчого комітету визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних органів, можуть створюватись спільні документи.

Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.
Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади вищого рівня та спрямовуватись на виконання виконавчими органами міської ради покладених на них завдань і функцій.
Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі - ДСТУ 4163-2003).

Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування органу, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

У виконавчих органах міської ради діловодство здійснюють державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, що надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

У виконавчих органах міської ради використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2, 2а);

бланк розпорядження міського голови (додаток 3);

бланк доручення міського голови (додаток 4);

бланк рішення виконавчого комітету (додаток 5)

бланк наказу (додаток 6).

У разі надсилання листа з постійними іноземними кореспондентами, виготовляються бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляються в центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності за рішенням керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

Види бланків, що використовуються в установі, та порядок їх обліку визначаються інструкцією установи.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених установою за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник установи. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником установи, про що видається розпорядчий документ.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох органів, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчих органів міської ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII «Про Державний герб України».

Зображення Державного Герба України розміщується в центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Коди

Код виконавчих органів міської рад проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керуюча справами виконавчого комітету міської ради окремо щодо кожного виду документа.

Найменування виконавчих органів міської ради

Найменування виконавчих органів міської ради - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ. Скорочене найменування виконавчих органів міської ради вживається в разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Довідкові дані про виконавчі органи міської ради

Довідкові дані, що подані на бланку для листів, містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків в органах державного казначейства, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування виконавчих органів міської ради.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва площі, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

Назва виду документа

Назва виду документа зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2011 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше органами чи структурними підрозділами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в виконавчих органах міської ради, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в виконавчих органах міської ради.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу для позначення документів з грифом «Для службового користування» застосовується відмітка, що складається з літер, наприклад: 120/01-51ДСК.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, що проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 4/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

При застосуванні автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку з поздовжнім розташуванням реквізит-77 міліметрів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується на рівні реєстраційного індексу в спеціально відведеному місці на бланку.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Схожі:

Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р.... Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 08. 10. 2008р. №1995 «Про внесення змін в рішення виконавчого комітету міської...	ТЕРНОПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», регламентом виконавчого комітету міської...
Паспорт документа Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради «Про затвердження цін на роботи(послуги), що виконуються архівним відділом...	ЗАТВЕРДЖЕНО ДБН А 2-3-2012 „Склад та зміст проектної документації на будівництво”; рішення виконавчого комітету Бердянської міської ради від...
Рішення, прийняті на засіданні Про внесення доповнень до рішення виконавчого комітету Нікопольської міської ради від 16. 01. 2008 №3	Додаток 3 до рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Полтавської області Кодексом України про адміністративні правопорушення, нормативними актами з питань торговельного та побутового обслуговування населення,...
ЗАТВЕРДЖЕНО Рішення виконавчого комітету Кременчуцької міської ради... Реєстр адміністративних послуг дозвільного характеру, що надаються у Єдиному дозвільному офісі	Порядок денний засідання виконавчого комітету Про внесення змін в рішення виконавчого комітету М. М. Окаринський Тернопільської міської ради №152 від 14. 02. 2007 року «Про затвердження...
Аналі з регуляторного впливу проекту рішення виконавчого комітету... Проект рішення виконавчого комітету Про встановлення тарифів на перевезення пасажирів громадським транспортом загального користування...	Проект рішення виконавчого комітету Тернопільської міської ради

Додайте кнопку на своєму сайті:
Портал навчання