Тема: Проектування БД. Створення структури таблиці
Мета: навчитися основ роботи зі створення таблиць у програмі Access.
Матеріальне забезпечення: ПК з програмою Access, інструкції.
Короткі теоретичні відомості
Access - це система управління базами даних (СУБД).
Access призначена для створення, супроводження та використання баз даних.
База даних у складі інформаційної системи забезпечує збереження інформації і є пойменованою сукупністю даних, організованих за певними правилами, що включають загальні принципи опису, збереження і маніпулювання даними.
База даних - це набір інформації, організованої в той чи інший спосіб
Таблиця бази даних - місце збереження інформації про об’єкти бази даних, призначене для збереження первинних даних.
Створення бази даних починається зі створення таблиць.
Структура таблиці
Таблиця бази даних складається з рядків і стовпців. У системі Access рядок таблиці називається записом, а стовпчик – полем. 
Запис містить інформацію про один елемент таблиці бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається зі значень полів, що формують структуру запису. Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї бази даних, якщо в ній є лише одна таблиця.
Запис складається зі значень всіх полів одного елементу таблиці
Поле - це мінімальна порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо
Кожне поле має ім'я, значення, характеризується типом і властивостями.
Від властивостей залежить, які типи даних можна вносити до поля, а які - ні, а також те, що можна виконувати з даними, які містяться у полях.
Імена полів бажано задавати літерами англійського алфавіту. В одній базі даних імена полів не повинні повторюватись (бути унікальними).
Тип поля залежить від типу даних, що в ньому зберігаються.
Типи полів та їхні властивості
В Access використовують такі типи полів:
Тип поля
|
Тип даних
|
1. Текстовий
|
текстові дані не більше за 255 символів
|
2. Числовий
|
числові дані
|
3. Дата/час
|
дати, час
|
4. Логічний
|
дані, що набувають значень "так" чи "ні"
|
5. Грошовий
|
грошові суми
|
6. Поле об’єкту OLE
|
зв’язані або впроваджені об’єкти (фотокартки, відео, звук і т.і.)
|
7. МЕМО
|
текстові дані не більше за 65535 символів
|
8. Лічильник
|
автоматично привласнює наступний порядковий номер запису
|
Текстове поле. В текстовому полі можуть записуватись літери, цифри та інші символи.
Числове поле. В числове поле можуть записуватися цілі числа та числа в нормальному вигляді, тобто з плаваючою крапкою. Числові поля мають властивості, що схожі до властивостей текстових полів.
Поле Дата/час (Дата/время). Це поле використовують для запису дат та часу. Багато із властивостей цього поля такі самі, як і текстового поля.
Логічне поле. В логічному полі може записуватися одне з таких двох значень: “так” або “ні”, “хибне” чи “істинне” - “ввімкнено” чи “вимкнено”. Логічні поля можуть використовуватися з різною метою. Але найчастіше їх використовують в анкетних даних, де є тільки дві можливі відповіді.
Поле типу лічильник (счетчик). Виконують як лічильник записів, його також часто використовують як ключове поле.
Поле типу Memo. В цьому полі може вміщуватися текст або комбінація тексту та чисел, що містить значну за обсягом інформацію.
Поле об’єкту ОLE. Це поле вміщує безпосередньо не інформацію про об’єкт, а посилання на ім’я об’єкту. Як ім’я об’єкту може бути ім’я додатку, наприклад, електронна таблиця Excel, редактор Word, засобами яких можуть бути створені об’єкти для впровадження їх у таблицю Access. Крім того, об’єктами можуть бути малюнки, звукозаписи.
Властивості полів залежать від їхніх типів. Деякі властивості задаються програмою за замовчанням.
Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретного завдання. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.
Практичне завдання
1. Створіть нову базу даних «Відділ кадрів», яка складається з трьох таблиць: Посада, Співробітники та Відділ.
2. Створіть таблиці бази даних.
Приклад заповнення таблиці Посада(Posada)
Код посади
|
Посада
|
Ставка
|
1
|
Комерційний директор
|
950,000гр.
|
2
|
Менеджер
|
800,00гр
|
3
|
Бухгалтер
|
750,00гр.
|
4
|
Програміст
|
689,00гр.
|
5
|
Методист
|
495,00гр.
|
6
|
Технічний спеціаліст
|
340,00гр.
|
|
|
|
|
|
|
|
Приклад заповнення таблиці Віділ (Viddil) має містити таку інформацію:
Код відділу
|
Відділ
|
|
технічний
|
|
комерційний
|
|
методичний
|
|
програмування
|
Приклад заповнення таблиці Співробітники (spivrob) має містити таку інформацію:
№ п/п
|
Прізвище
|
Ім’я
|
Код відділу
|
Код посади
|
Адреса
|
Телефон
|
Рік народження
|
Стаж
|
|
Балашов
|
Борис
|
1
|
2
|
вул. ШоломАлейхема,4
|
55-66-65
|
12.05.2000
|
8
|
|
Волков
|
Іван
|
3
|
2
|
вул. Інтернаціоналістів,12
|
34-54-45
|
23.04.89
|
11
|
|
Гастенко
|
Марія
|
3
|
4
|
вул.Крилова,1
|
34-54-43
|
14.07.78
|
18
|
|
Димова
|
Катерина
|
4
|
6
|
вул. Петровська,19
|
43-98-87
|
12.05.83
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Зінов’єв
|
Єгор
|
2
|
4
|
вул.Шолом Алейхема,9
|
32-44-32
|
11.04.77
|
31
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Кісельов
|
Петро
|
2
|
1
|
вул.Крилова,1
|
33-43-41
|
16.07.80
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Слонова
|
Валентина
|
1
|
3
|
вул.Перемоги,65
|
32-86-23
|
12.05.89
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Яценюк
|
Тетяна
|
4
|
5
|
вул.Крилова,
16
|
05-54-34
|
23.04.70
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Хід роботи
№
|
Операція
|
Дії користувача
|
|
Відкрити програму Microsoft Access
|
Пуск/ Програми/ Microsoft Access
|
|
Створити нову БД та надати файлу ім’я Vidil_kadriv.mdb
|
Команда меню Файл/Створити, на панелі задач обрати кнопку Нова база даних/ОК, у діалоговому вікні Файл нової БДвідкрити власну папку, задати ім’я файлу Vidil_kadriv.mdb/Створити
|
3.
|
Створити структуру таблиці Посада у режимі Конструктора. Ключове поле – Код_посади
|
У діалоговому вікні Відді_кадрів.mbd:база даних обрати об’єкти Таблиці/Створити/Майстер таблиць
|
Ім’я поля
|
Тип поля
|
Розмір поля
|
|
Код_посади
|
лічильник
|
|
|
Посада
|
…
|
30
|
|
Ставка
|
…
|
15
|
|
4.
|
Створити структуру таблиці Відділ у режимі Майстра таблиць. Ключове поле – Код_віділу
|
У діалоговому вікні Відді_кадрів.mbd:база даних обрати об’єкти Таблиці/Створити/Майстер таблиць
|
Ім’я поля
|
Тип поля
|
Розмір поля
|
|
Код_відділу
|
лічильник
|
|
|
Відділ
|
…
|
20
|
|
5.
|
Створити структуру таблиці Співробітники у режимі Конструктор. Ключове поле – Номер
|
У діалоговому вікні Відді_кадрів.mbd:база даних обрати об’єкти Таблиці/Створити/Конструктор
|
Ім’я поля
|
Тип поля
|
Розмір поля
|
|
№
|
лічильник
|
|
|
Прізвище
|
…
|
30
|
|
Ім’я
|
…
|
|
|
Код _відділу
|
Майстер підстановок
|
|
|
Код _посади
|
Майстер підстановок
|
|
|
Домашня_адреса
|
…
|
50
|
|
Телефон
|
текстовий
|
маска
|
|
Рік_народження
|
…
|
|
|
стаж
|
числовий
|
|
|
Контрольні питання
Що таке База даних?
Що таке структура таблиці бази даних?
Як створити файл нової бази?
Яка різниця між записом і полем?
Як створити нову таблицю?
З чого складеться таблиця бази даних?
Які є типи полів?
Як задають типи полів?
Як задають властивості полів?
Яке призначення Конструктора таблиці?
Наведіть приклади числового і грошового типу полів
Таблиця бази даних «Пацієнт» містить поля:
прізвище, ім’я, по_батькові, дата_ народження, номер_дільниці, адреса, наявність_хронічних_хвороб,дата _останнього_відвідування_лікаря. Визначте тип кожного поля. Яке з них слід задати як ключове? (Відповідь запишіть в зошит)
|