§3. Комунікації з використанням письмової мови
Комунікації з громадськістю потребують навичок, пов’язаних не лише з усними вербальними комунікаціями, але й з письмовими. Розглядаючи їх, ми повинні зупинитися на двох найважливіших процесах – читанні та створенні письмових документів. Сьогодні практично кожна доросла людина вміє читати. Тому питання не в тому, щоб навчити майбутнього працівника ПР цьому виду вербальної комунікації, а в тому, щоб навчити його читати швидко та раціонально. Від цього залежить ефективність процесів комунікації, залежить, яку кількість інформації PR-мен зможе переробити. На жаль, у вищих навчальних закладах, як правило, це питання залишилося поза увагою. Фактично відсутні спеціальні курси, які б учили студента швидкому і раціональному читанню.
П
роцес читання умовно можна поділити на два етапи, кожен з яких вирішує свої завдання.
Спеціалісти вважають, що на першому етапі процес читання визначається трьома факторами:
фіксацією погляду: очі зупиняються на частки секунди при сприйнятті написаного;
рухом очей: погляд переміщується з однієї частини тексту на іншу;
полем зору: частина тексту, що чітко сприймається очима при одній фіксації погляду. Як правило, поле зору людини – одне-два слова (10-15 літер) за одну фіксацію.
На другому етапі відбувається розуміння смислу окремих слів, речень, усього тексту. Іноді це відбувається послідовно, іноді – одночасно. Від цього також залежить швидкість читання. На цьому ж етапі здійснюється розуміння підтексту, що дуже важливо в політичній літературі, у публіцистиці.
Для визначення рівня володіння навичками читання пропонують два показники: загальний рівень читання та швидкість читання. Кожен з них можна виявити за допомогою спеціальних тестів.
Загальний рівень читання оцінюється за такою шкалою:
низький рівень читання;
середній, який характеризується відсутністю навичок техніки читання;
високий, професійний рівень читання.
Швидкість читання – це показник, який характеризується не тільки кількістю слів, прочитаних за хвилину, але й якістю засвоєння прочитаного. Т.М.Надєїна пропонує визначати її такою формулою:
V = q/t*k, де:
q – об’єм тексту в словах;
t – час читання у хвилинах;
k – коефіцієнт розуміння.
Коефіцієнт розуміння у свою чергу визначається таким співвідношенням:
k=n/m, де:
n – кількість правильних відповідей за змістом прочитаного;
m – загальна кількість запитань за змістом прочитаного тексту.
Експерименти показали, що швидкість читання у студентів першого курсу складає 50-120 слів за хвилину. Фахівці вважають, що це – “дуже повільна швидкість”, якщо за основу брати таку шкалу швидкості читання:
150 слів за хвилину – дуже повільно
200 – повільно
250 – середня
300 – вище середньої
450 – швидка
550 – дуже швидка
650 і більше – надшвидка
Головні недоліки традиційного читання
1. Регресії, тобто механічні повернення до того, що вже було прочитане. Вони значно сповільнюють читання.
2. Артикуляція, тобто внутрішнє промовляння тексту, що читається. Це характерно для багатьох людей. Проте мікрорухи губ, язика та інших органів мови при читанні сповільнюють читання, оскільки внутрішнє мовлення в чотири рази повільніше швидкості роботи думки. Це означає, що можливо в три-чотири рази прискорити читання, якщо навчитися читати тільки в думках. Для подолання цих двох недоліків пропонують виконувати спеціальні вправи.
3. Мале поле зору. Як правило, пересічна людина за одну фіксацію погляду сприймає одне-два слова, очам доводиться робити багато зупинок. Якщо людина навчена техніки читання, вона за одну фіксацію погляду вже може сприймати не два-три слова, а весь рядок, а іноді й абзац.
4. Слабкий розвиток механізму смислового прогнозування. Уміння передбачати написане і робити смислові догадки називають явищем антиципації. Коли людина не має такої на-вички, вона змушена прочитувати кожне слово, склад, літеру, хоча іноді після читання перших літер смисл слова стає зрозумілим. Так само й сполучення слів у реченні часто дозволяє судити про те, що буде написано далі.
5. Низький рівень організації уваги. Уміння керувати своєю увагою (не переключатися на інші думки, предмети) сприяє швидкості читання.
6. Відсутність гнучкої стратегії читання. Найчастіше люди читають, не ставлячи перед собою певної мети, не використовуючи правил обробки тексту. Для ефективного читання спеціалісти пропонують використовувати певні програми читання, так звані алгоритми читання, які містять правила обробки тексту відповідно до мети [19, 48-52].
Види читання
Вважають, що залежно від матеріалу, який буде читатися, та мети читання розрізняють декілька видів читання.
1. Поглиблене читання. Цей вид читання передбачає, що під час читання буде звертатися увага на деталі тексту, вони будуть аналізуватися і оцінюватися. Саме тому цей вид читання іноді називають аналітичним, творчим. При вивченні навчальних курсів – це найкращий вид читання. “Ви не просто читаєте текст, – пише Т.М.Надєїна, – і виявляєте незрозумілі місця, а, спираючись на свої знання, досвід, розглядаєте питання критично, творчо, знаходите сильні та дошкульні місця в поясненнях, самостійно трактуєте положення та висновки, що дозволяє легше запам’ятовувати прочитаний матеріал”[19, 48]. Вважають, що саме таким засобом читаються підручники, тексти з незнайомої та складної тематики.
2. Ознайомлювальне читання. Його мета – загальне знайомство із змістом тексту, виявлення його основної ідеї та проблеми, що розглядаються в ньому. У цьому випадку увага приділяється лише головному, на деталі час не витрачається. Цей вид частіше використовують під час читання публіцистичної та художньої літератури.
3. Читання-перегляд. Для попереднього знайомства з книгою можна використати цей вид читання. Його сутність така: читається зміст книги, вступ та післямова до неї, за змістом вибираються окремі положення. Усе це дозволяє оцінити книгу з точки зору ваших потреб і виявити необхідність докладнішого ознайомлення з нею.
4. Сканування. Скануванням називається швидкий перегляд тексту з метою пошуку слова, факту, прізвища, назви. Вважають, що той, хто має навички сканування, може засвоювати друкований текст у два-три рази швидше, ніж традиційним шляхом.
5. Швидке читання. Цей засіб читання вимагає спеціальної підготовки. Його характеризує як висока швидкість, так і висока якість засвоєння прочитаного. Воно ґрунтується на певних правилах (алгоритмах) і за глибиною та розумінням не поступається поглибленому читанню. Спеціалісти розрізняють панорамне швидке читання і вибіркове читання [19, 48].
Швидке читання передбачає не тільки засвоєння прочитаного, але й збереження отриманої інформації. Її можна запам’ятати. Але психологи вважають, що ефективніше засвоюється та запам’ятовується те, що не тільки зафіксовано в пам’яті, але й на папері. Запис прочитаного сприяє також формуванню навичок згортання інформації, сприяє збільшенню продуктивності праці. Фіксувати прочитане можна по-різному: конспектуючи, складаючи анотацію та реферат.
Конспект – система приведення в порядок думок, короткий запис змісту прочитаного. Існують такі види конспектів:
а) короткий (містить у собі лише назви пунктів) та повний (містить у собі закінчені речення);
б) конспект прочитаного, конспект прослуханого та конспект промови;
в) конспект для збереження інформації та конспект для приведення в порядок думок.
Фахівці пропонують декілька основних правил та принципів складання конспектів, які розрізняються залежно від виду конспекту і від його мети.
Анотація – це коротка характеристика статті книги або іншого друкованого матеріалу. Її основна мета – дати уявлення про цей друкований матеріал та про те, що міститься в ньому (про що йдеться). Структура анотації містить:
автора, назву, вихідні дані (бібліографічний опис);
тему статті (Стаття присвячена...);
проблематику (перераховуються питання та проблеми, які розглядаються в тексті), часто використовуються такі вирази: аналізуються, висвітлюються, описуються, розглядаються, розкриваються проблеми і робиться аналіз, характеристика, опис, наводяться результати, приклади, факти тощо; викладається теорія, методика, проблема, досліджується (вивчається) питання про проблему (процес, властивості) тощо;
адресат – визначається, для кого призначений текст. Тут використовуються такі вирази: “Стаття призначена для фахівців у галузі”, “може бути цікавою”, “корисною для широкого кола читачів” тощо.
Мова анотації повинна бути простою, лаконічною, зрозумілою.
Реферат – короткий виклад змісту статті (книги), який включає головні факти, відомості та висновки, необхідні для першого ознайомлення з даною роботою. Мета реферату – ко-ротко та зрозуміло повідомити про те, що саме говориться в статті (книзі).
Розрізняють два види рефератів: реферат-резюме і реферат-огляд. Перший складається за одним джерелом, другий – за декількома, але об’єднаними спільною темою.
Структура реферату-резюме:
Автор, назва, вихідні дані (бібліографічний опис).
Тема статті (книги) (вказується загальна тема).
Композиція. Вказується, з яких структурних частин складається джерело, скільки таких частин.
Основний зміст. Викладаються конкретні результати або висновки автора відповідно до структури статті. Можуть використовуватися такі вирази:
у вступі зазначається (вказується), що...
у першій главі висвітлюється (розглядається)...
автор вказує, робить висновок, що...
друга глава присвячена (містить)... На думку автора...
у третій главі...
у післямові вказується (зазначається), що...
Наявність ілюстративного матеріалу. Зазначається наявність ілюстрацій, малюнків, таблиць, інших наочних матеріалів. Використовуються висловлювання типу: “Свої міркування автор ілюструє конкретними фактами і прикладами, наводить малюнки, фотографії, таблиці…”
Адресат. Зазначається, для кого призначений текст (стаття призначена для спеціалістів у галузі, призначена для широкого кола читачів, може мати інтерес для …).
Докладніше проблема реферування та підготовки різних видів інформаційних документів розглядається в курсі інформаційно-аналітичних досліджень.
Як уже зазначалося, PR-мен повинен мати не тільки знання, пов’язані з дослідженням проблеми (знайти інформацію), але й уміти згрупувати інформацію, написати текстову інформацію, яка може бути використана як у підготовчій роботі, так і під час здійснення зв’язків з громадськістю. На думку фахівців, від-правним моментом у здійсненні соціальної комунікації в сучасних умовах є інформаційний текст у всіх його різновидах. Одним з найважливіших засобів зв’язків з громадськістю є інформаційний друкований матеріал. Саме тому володіння навичками письма – професійно важлива якість працівника ПР. Проте він мусить бути не просто грамотною людиною, але й уміти складати дуже різні письмові тексти. І.Яковлєв пише: “Мало володіти технікою письма. Спеціаліст із паблік рилейшнз повинен стратегічно мислити і добре планувати свою діяльність” [114, 116].
Удосконалення навичок письмової мови – завдання спеціальних курсів, зокрема курсу ділової української мови. На характеристиці окремих видів письмової продукції, що створюється в службах ПР, їх особливостях і правилах підготовки, ми зупинимося тут і в деяких інших темах посібника. Передусім потрібно з’ясувати, які види текстів потрібні працівникові служби зв’язків з громадськістю в його діяльності. У спеціальних розділах журналів та газет друкуються статті та повідомлення, що створюються і поширюються службами ПР. Відповідні відділи установ та організацій готують річні звіти, брошури, буклети, листівки, інформаційні повідомлення для комп’ютерних мереж.
Типологізація письмових документів,
які створюються PR-менами:
1. Особисті тексти, що їх створюють та використовують у повсякденній роботі PR-мени:
план або перелік запитань для керівника. Їх формують короткими реченнями, які виражають їх суть;
короткі нотатки "на пам’ять" для використання під час спілкування з працівниками, підлеглими або керівником. Їх використовують, щоб не забути потрібної інформації;
листи, що використовують для комунікацій із зовнішньою громадськістю і для супроводження доповідей, пропозицій, планів.
2. Спеціалізовані тексти, що їх створюють працівники служби зв’язків з громадськістю для окремих груп людей:
офіційні пропозиції керівництву про здійснення певних заходів (доповідна записка, службова записка, програма заходів тощо);
документи організації, у яких викладена офіційна точка зору на важливу проблему (наприклад, концепція розвитку кафедри, інституту, фірми тощо і план реорганізації фірми і т. п.);
щорічні або щоквартальні доповіді для акціонерів та фінансових служб про стан та перспективи розвитку організації;
внутрішньоорганізаційні накази, інформаційні матеріали, газети, журнали тощо.
3. Тексти для громадськості. Це тексти, які найчастіше доводиться складати працівникові ПР:
брошури – інформаційні або агітаційні матеріали, що розкривають одне або кілька питань, найчастіше вони призначені якійсь одній групі, хоча можуть носити і загальний характер;
промови (тексти) для виступів керівників або працівників ПР перед різними аудиторіями;
матеріали для преси, радіо, телебачення;
тексти для комп’ютерних мереж;
рекламні тексти [114, 114-115].
Особливості текстів для громадськості
Націленість головним чином на створення або підтримку іміджу організації (рекламні тексти, наприклад, спрямовані на просунення товару на ринку, а журналістські – на інформування читачів або формування позитивної відомості, пабліситі, у ви-падку ПР-орієнтованих текстів). Наявність у них детальної, достовірної, але не обов’язково позитивної інформації, спрямованої на встановлення довірливих відносин між компанією та споживчою аудиторією.
Наявність значущої для конкретної аудиторії звістки, щоб отримати дійовий відгук (читач купить товар чи скористається послугою, відвідає відповідний захід тощо).
Спрямованість на цільову аудиторію і відповідність її інтересам та потребам.
Зміст та оформлення ПР-тексту сприяє збереженню, підтримці та захисту репутації фірми, що вважається головним стратегічним завданням ПР.
Загальні правила підготовки текстів до друку
Насамперед необхідно визначити мету – для чого готується текст: а) для виступу перед аудиторією, б) для друкування,
в) для інформування керівника або спеціалістів вашої установи і друкуватися не буде. Для чого це потрібно? Це дозволить обрати необхідний стиль викладу інформації, її характер, розміри, зміст.
Правило КіП (“коротко і просто”). Серед загальних правил підготовки текстів спеціалісти називають простоту речень. Вона дозволяє більш чітко висловлювати думку, сприяє легкості читання і сприйняття. Проте має значення і сполучення речень різної довжини. Існує думка, наприклад, що речення однакової довжини роблять текст монотонним та одноманітним. Її прихильники пропонують такий ритм: довге, коротке, дуже коротке, трішки довше речення. Оптимальним вважається при цьому речення з 12-20 слів.
Невелика довжина підрозділів (параграфів, пунктів), на які структурований текст. Короткі структурні одиниці тексту сприймаються легше та швидше, краще запам’ятовуються головні положення тексту. Вважається, що оптимальним є підрозділ, що включає 50-70 слів. Під час комп’ютерного набору контролювати його довжину цілком реальна річ.
Вживання слів, зрозумілих для цільової аудиторії. Це вимагає застосування простих слів, достатньо коротких, які повсякденно вживає визначена аудиторія. Текст без професіоналізмів у засобах масової інформації буде сприйматися позитивно, а в спеціалізованому журналі – негативно.
Врахування культурної специфіки. У тексті не повинно бути зайвих слів. Необхідно враховувати, як ті чи інші терміни будуть сприйматися читачами. У нас поняття “негр” та “чорний” сприймаються майже однаково. У США, як зазначають спеціалісти, слово “негр” – символ рабства, слово “чорний” має нейтральне забарвлення, однак найкраще вживати термін “африканці американського походження”.
Точність та достовірність інформації, що міститься в тексті. Цього можна досягти перевіркою фактів та їх поясненням, що дозволить уникнути помилок.
Переконливість досягається підтвердженням ідей фактами, цифрами, документами і навіть цитатами спеціалістів або видатних людей.
Технічна досконалість тексту, пов’язана з дотриманням правил граматики та стилістики.
Для оцінки тексту пропонується показник легкості читання. Нижче подані варіанти оцінки легкості читання тексту, описані в комп’ютерній програмі Мікрософт Ворд.
Показники легкості читання
Показники легкості читання характеризують текст, що перевіряється, з огляду на те, наскільки текст легко читається і наскільки читач повинен бути підготовлений до його читання.
Рівень освіти. Цей показник заснований на освітньому індексі Флеша-Кінсайда і демонструє, яким рівнем освіти повинен володіти читач документа, що перевіряється. Підрахунок показника робиться на основі обчислення середнього числа складів у слові і слів у реченні. Значення показника варіюється від 0 до 20. Значення від 0 до 10 означають число класів школи, закінчених читачем. Наступні п’ять значень – від 11 до 15 – відповідають курсам вищого навчального закладу. Вищі п’ять значень відносяться до складних наукових текстів.
Діапазон значень цього показника, що рекомендується: від 8 до 10.
Легкість читання. Цей показник заснований на індексі легкості читання Флеша. Показник підраховується за середнім числом складів у слові і слів у реченні й варіюється від 0 до 100. Чим вище значення показника, тим легше прочитати текст і тим більшій кількості читачів він буде зрозумілий.
Інтервал значень для звичайного тексту, що рекомендується, – від 60 до 70.
Число складних фраз. Цей показник демонструє у відсотках, яка кількість складних фраз міститься в перевіреному тексті. Складними вважаються фрази з відносно великою кількістю розділових знаків, перевантажені сполучниками, займенниками, прикметниками тощо.
Нормальною кількістю складних фраз можна вважати 10-20 відсотків.
Благозвучність. Цей показник указує на читабельність тексту з фонетичної точки зору. Підрахунок показника заснований на обчисленні середньої кількості шиплячих і свистячих приголосних.
Інтервал зміни показника – від 0 до 100. Діапазон значень, що рекомендується, – від 80 до 100. Цей індекс указує на читабельність тексту з фонетичної точки зору.
Тексти для комп’ютерних мереж
Зараз особливо актуальною для PR-менів стає проблема підготовки текстів, які поширюються в комп’ютерних мережах. Фахівці зазначають, що система Інтернет зміцнила репутацію матеріалів ПР як авторитетного джерела ділової інформації для масового та індивідуального адресата.
Однією з найбільш відомих компаній, яка надає значні можливості для взаємодії з громадськістю за допомогою Інтернет, є мережева інформаційна компанія PR Newswire [Пи Ар Ньюзуфйтер] (http:/www.pmnewsire.). “Мережеві сторінки PR Newswire, – зазначає Л.Г.Боброва, – є вмістилищем багатьох створених професіоналами послань та повідомлень, знайомство з якими дозволяє скласти достатньо повну уяву про типи інформаційних текстів, їх вербальних /невербальних характеристик та прагматику (настановче завдання)” [10, 106].
Під інформаційними текстами, що поширюються в мережі, вона розуміє текстові повідомлення – послання від 500 до 1000 слів, у яких надаються відомості про продукт, послугу чи подію без аналітичного чи оцінюючого коментарю. До них дослідниця відносить такі письмові документи, які передаються названим агентством:
Прес- та ньюс-релізи – як правило, коротке повідомлення про подію, нові товари або послуги, що передаються ЗМІ для опублікування на розгляд редактора.
Новини компанії “за вимогою” (“on-cool”).
Новини дня.
Цікаві новини.
Публічні заяви.
Бекграундери (повідомлення поточного характеру, які супроводжують та доповнюють короткий прес-реліз).
Факт-листи – короткі документи, що компактно відображають сутність діяльності організації чи події, біографію посадової особи.
Пакет інформаційних матеріалів із преси.
Профілі компанії – інформація про історію, структуру, штатний розпис, діяльність, продукцію компанії.
Вважають, що всі ці тексти мають багато спільного саме тому, що вони призначені для передачі в комп’ютерних мережах. Це передусім певне графічне оформлення, структурування тексту, застосування невербальних засобів. До останнього відносяться: використання логотипу джерела інформації та символіки компанії, графічне виділення заголовків, цитат, використання фотографій, малюнків. Фахівці вважають, що візуальні компоненти тексту служать засобом оптимізації інформації та впливу на адресата.
“Електронні засоби передачі інформації, – пише Л.Г.Боброва, – обумовили суворі правила оформлення мережевої сторінки та структурної побудови повідомлень. Змістовна сторона мережевих текстів увібрала в себе риси журналістики, реклами, художньої літератури та комп’ютерної графіки” [10,110].
Контрольні питання
У чому сутність методів впливу на громадськість як важливого напряму діяльності паблік рилейшнз?
Що таке вербальні комунікації? Які види вербальних комунікацій вам відомі?
У чому сутність монологу, діалогу та полілогу?
Які існують правила публічних виступів?
За яких умов можливий діалог?
Сформулюйте основні принципи ефективного слухання.
Які існують види читання? Що заважає швидкому читанню?
Які різновиди письмових текстів доводиться готувати PR-менам? Назвіть загальні правила їх підготовки.
У чому полягають особливості текстів для громадськості?
Які вимоги висуваються до текстів, які поширюються в комп’ютерних мережах?
|